Gestion des listes de diffusion
Les listes de diffusion permettent d’envoyer un message à un ensemble d’utilisateurs AMU ou CNRS. Elles sont indispensables pour la communication interne de l’iSm2 : équipes, doctorants, permanents, services.
1. Listes de diffusion existantes
Les listes de diffusion de l’iSm2 sont hébergées sur le serveur de listes d’Aix-Marseille Université : https://listes-diffusion.univ-amu.fr
| Liste | Usage | Gestion |
|---|---|---|
| ism2-tous@univ-amu.fr | Tous les membres de l’unité | AMU |
| ism2-tit@univ-amu.fr | Personnel permanent | AMU |
| ism2-doctorants-postdocs@univ-amu.fr | Doctorants et post-doctorants | AMU |
| ism2-<equipe>@univ-amu.fr | Listes par équipe | AMU |
2. Créer une nouvelle liste de diffusion
Les listes de diffusion AMU sont créées via le portail officiel : Facilit’AMU
Informations à fournir lors de la demande
- Nom de la liste : conforme à la convention AMU (ex. ism2-equipe-xxx@univ-amu.fr).
- Sujet : intitulé clair décrivant l’usage de la liste.
- Finalité : objectif précis (information, coordination, diffusion institutionnelle).
- Population visée : équipe, doctorants, permanents, tous les membres.
- Type de liste : liste fonctionnelle (cas standard).
Étapes de création
- Se connecter à Facilit’AMU avec ses identifiants AMU.
- Cliquer sur Déposer ma demande.
- Sélectionner Informatique → Listes de diffusion mail.
- Renseigner les champs demandés :
- Nom de la liste (court et explicite)
- Propriétaire / gestionnaire
- Description
- Visibilité (interne ou publique)
- Validation de la demande par la DIRNUM AMU.
3. Ajouter ou retirer un membre
- Accéder au gestionnaire de listes : https://listes-diffusion.univ-amu.fr
- Se connecter avec ses identifiants AMU.
- Ouvrir la liste concernée.
- Accéder à la gestion des abonnés.
- Ajouter ou supprimer une adresse institutionnelle.
Important : les adresses personnelles (Gmail, Outlook, etc.) ne sont pas autorisées.
4. Bonnes pratiques
- Utiliser les listes uniquement pour des communications professionnelles.
- Ne pas ajouter d’adresses mail personnelles.
- Éviter les pièces jointes volumineuses (préférer FileZ, FileSender, AMUbox ou sDrive).
- Vérifier le périmètre avant envoi (ex. ism2-tous).
- Ne pas diffuser d’informations sensibles sur des listes publiques.
- Pour les annonces scientifiques : privilégier HAL, Mattermost ou les actualités du site.
5. Résolution des problèmes courants
Je ne reçois pas les messages de la liste
- Vérifier l’adresse utilisée (AMU, CNRS ou Centrale Méditerranée).
- Contrôler le dossier Courrier indésirable.
- S’assurer que la liste n’est pas bloquée dans la messagerie.
- Contacter le gestionnaire de la liste pour vérifier l’abonnement.
Mes messages n’arrivent pas aux abonnés
- L'adresse utilisée pour envoyer le message doit être abonnée à la liste de diffusion ou être une adresse institutionnelle AMU.
- Certaines listes sont modérées : attendre la validation.
- Les pièces jointes trop volumineuses sont rejetées automatiquement.
Besoin d’assistance
Utiliser le bouton Assistance disponible dans l’interface du gestionnaire de listes.
6. Contacts
Pour une demande d’ajout ou de retrait sur une liste existante : contacter l’informaticien de l’iSm2.
Pour une création de liste ou un problème de diffusion : Facilit’AMU .